Quello dei processi di partecipazione nei gruppi è un tema non banale.
In questo periodo ci sto riflettendo parecchio, grazie anche agli stimoli che mi arrivano dai vostri commenti.
Uno dei problemi fondamentali è quello delle aspettative che le promesse di partecipazione creano nei membri del team: vedere le proprie idee valorizzate ed avere un impatto positivo sulle decisioni e i risultati di un gruppo è uno dei bisogni fondamentali che motivano l’appartenenza ad un team.
Credo di non dire nulla di nuovo se affermo che questo bisogno è spesso stimolato nelle fasi iniziali del processo decisionale, per poi venire frustrato man mano ci si avvicina alla decisione.
Mi sembre che questo avvenga per una ragione precisa.
Parto dal dividere il processo decisionale in tre fasi (in letteratura e nel linguaggio comune si possono trovare definizioni diverse da quelle che do io. Adotto queste perché mi sembrano le più produttive per gli scopi di questo post):
- Problem setting
La fase in cui si definiscono i “confini” del problema, gli elementi in gioco, i termini della questione.
- Problem solving
La fase in cui si definiscono le soluzioni alternative, con i relativi costi, benefici e rischi prevedibili di ciascuna delle soluzioni.
- Decision making
La fase in cui, tra le soluzioni possibili, si sceglie quella da perseguire.
Le prime due fasi, quindi, hanno come focus la raccolta di modelli interpretativi, informazioni, idee, dati, alternative.
La terza fase, invece, è quella della decisione, della focalizzazione su una delle soluzioni tra le molte possibili.
Molte delle frustrazioni di cui si diceva sopra derivano dalla differenza di aspettative tra team leader e membri del team. Quando il team leader apre ai processi di partecipazione spesso (non sempre, ma spesso) pensa alle prime due fasi, mentre i membri del team includono anche alla terza fase.
Detto in maniera più diretta, il team leader nella sua testa ha un pensiero di questo tipo: “Valuterò e valorizzerò gli apporti del team nella raccolta delle informazioni e delle alternative, ma la decisione finale (con le responsabilità che ne derivano) spetta a me”.
Nulla di male, sia chiaro. Il grado di partecipazione alla decisione dipende da una serie di fattori e non necessariamente una modalità direttiva è meno efficace di una modalità partecipativa.
Certo, se si vuole evitare evitare che la delusione serpeggi tra i membri del team quando si renderanno conto di non avere voce in capitolo nella decisione finale, il team leader dovrebbe essere molto chiaro fin dall’inizio su come verrà gestito il trade-off tra direttività e partecipazione nelle varie fasi del processo, specie se ad una fase partecipativa nelle fasi di problem setting e problem solving seguirà una fase direttiva nel momento del decision making.
