Sempre sulle slide

A proposito di questo post in cui si parlava dei pro e dei contro dell’utilizzo delle slide, Umberto Santucci, autore dell’articolo che ha ispirato il post, mi ha mandato un commento che pone una questione interessante.
Ecco che cosa scrive Umberto:

Una sola osservazione su cui dovremmo riflettere.
Normalmente si pensa che l’oratore o il formatore usi le sue slide.
Tuttavia può capitare, in azienda, o anche nella professione libera (è capitato anche a me di dover usare slide “imposte” dal committente) di usare slide altrui o comunque supporti predisposti (pensiamo ai materiali di vendita dei rappresentanti, o a giovani formatori che devono usare slide standardizzate o comunque fatte dal senior).

In questi casi che si fa?

Un buon metodo sarebbe far vedere al conferenziere come vanno usate le slide, poi fargli fare tutta o parte della conferenza assistendolo, infine fargliela fare da solo.
Ma in quanti casi ci danno o si prendono tutto questo tempo?
Si dovrebbe quindi pensare a come fare una slide che deve usare un altro (nella mia posso metterci un gatto, perché so che cosa devo dire, ma ad un altro va spiegato da qualche parte (magari nelle note) che cosa deve dire e come deve usare la slide del gatto.
Chiedi: che cosa vedete? Come mai un gatto? Come lo mettete in relazione con quanto abbiamo detto?
Ecco dunque che oltre ad aver preparato la slide diamo anche un’indicazione su come “rompere le aspettative”, “ancorare” al gatto (come tu giustamente dici), e gestire in modo brillante la slide e la presentazione.

Che ne pensi?

Il mio commento:

Credo che prima ancora delle slide vada assolutamente condivisa la strategia della presentazione, con i suoi obiettivi macro (espressi in termini di risultati attesi sull’uditorio: Druker diceva che “Communication is what the listener does“) e gli obiettivi micro che ogni fase della presentazione vuole perseguire.
Naturalmente, questa condivisione andrebbe fatta de visu, ma anche le note alle slide possono essere uno strumento, ove non vi sia la possibilità di una comunicazione più articolata o vi sia la necessità di una standardizzazione (per esempio, se lo stesso materiale deve essere passato a più interlocutori diversi in momenti diversi).
Poi, una volta chiarito l’obiettivo, il ruolo di ogni elemento contenuto nei materiali di supporto dovrebbe essere più semplice da comprendere.
In questo senso, può essere utile condividere l’elenco delle possibili funzioni delle slide, in modo da assumere un linguaggio comune che, specie in organizzazioni in cui questa pratica è frequente.

Certo, servono due presupposti non banali:

• il primo: la disponibilità a utilizzare tempo ed energie per trasferire queste informazioni
• il secondo, fondamentale: a monte ci deve essere una una visione “strategica” della comunicazione.
  Perché se gli obiettivi e le funzioni di una slide non sono chiari a chi la produce, ben difficilmente potranno essere trasferiti all’utilizzatore finale.

In questo senso, proprio il dover “trasmettere” i propri materiali di supporto a qualcun altro potrebbe essere una buona occasione per analizzare e rivedere la strategia di comunicazione che ci sta dietro. Perché, anche in questo caso, non si deve dimenticare che, se questi non sono strumenti al servizio di una strategia, il rischio di fare delle slide il proprio despota verrà ereditato da chi le slide le dovrà utilizzare.

Qualche altra idea in proposito?